Slackリストのステータス管理がいまいちだったのでワークフローで解決した話

こんばんは

最近、業務情報のSlack集約に勤しんでいます。Slackリストを活用して、タスクの管理をするとリマインドやワークフローに組み込めたりなどしてとても便利です。タスク管理や案件管理など、これまでスプレッドシートや別ツールでやっていたことをSlack内で完結できるので非常にありがたいです。Slackbotを活用する上でも情報をSlackに集約することは重要な活動になるのではないでしょうか。

ただ、実際に運用してみると「ここ、もうちょっとどうにかならないの？」というポイントが出てきました。今回は、Slackリストのステータス管理における「二重管理問題」を、ワークフローを使ってサクッと解決したお話です。

Slackリストの罠

Slackリストでリマインドや未完了タスク等の通知を使うには、「タスク追跡フィールド」という項目をリストに含める必要があります。

「タスク追跡フィールド」は主に完了チェックと期限日を使うので、これらがリストに含まれることで、期限日やステータスを確認して通知するというようなことができます。（ワークフローで通知の設定をしたけどエラーが出るぞと悩んでいたら「タスク追跡フィールド」をリストに入れてなかったなんてこともかつてはありました）

これを使うと、リマインダーや通知が飛んできたり、マイタスク一覧に表示されたりと便利なのですが、致命的な欠点があります。

それは、ステータスが「完了」か「未完了」の2つでしか表現できないこと。実際の業務では、タスクのステータス管理というのはそんなに単純じゃありませんよね。

未着手
着手中
レビュー待ち
保留
対応不要

などなど、状況は細分化されているはずです。単に「未完了」と言っても進行状況にバラつきがあったりして、ここが可視化されていないと結局進捗の把握ができないということも十分にあります。

そのため、タスク追跡フィールドのチェックボックスとは別にカスタムフィールドで「ステータス」という項目を作り、そこで詳細な進捗を管理しているという方も少なからずいるのではないでしょうか。

発生した問題：二重管理の悲劇

結果として、以下のような運用が発生してしまいました。

カスタムフィールドの「ステータス」を『完了』にする
Slack標準の「チェックボックス（完了）」にもチェックを入れる

…これ、めんどくさくないですか。忘れそうじゃないですか。

「ステータスは完了になっているのに、タスクとしては未完了のまま残っているので、通知が最新化されずに見づらくなる」とか、「チェックは入っているけどステータスが着手中のまま」といった不整合が多発。地味ですが、タスク管理の運用コストを上げる要因になりかねません。

やったこと

解決策は非常にシンプルです。

カスタムフィールドのステータスを『完了』にしたら、自動的に標準のチェックボックスもONにする

これだけです。これをSlackのワークフロービルダーを使って自動化しました。

手順

実際に作成したワークフロー「タスクリスト完了くん」の設定手順を紹介します。なお、リストにステータス列が含まれ、かつその列の設定が選択式である前提となります。

0. ワークフロービルダーを開く

サイドバーの「ツール」からワークフロービルダーを開きます。「＋新規」のボタンを押すとワークフローの作成が始まります。

1. トリガーの設定：リストが更新されたら動く

まず、ワークフローのトリガー（開始条件）を設定します。
「イベントを選択する」を押して以下を選択してください。

トリガーの種類: リスト項目が更新されたとき
対象リスト: 運用しているSlackリストを選択

条件（フィルタ）:
「フィールドを追加する」を押すと詳細な条件の設定ができます。
列とフィルタの条件と具体的に何に変わったか？を設定できます。

これが重要です。「すべての更新」で反応させると無限ループする可能性があります。
「ステータス」が「完了」に変更されたとき だけ動くように設定します。

2. アクションの設定：チェックボックスをONにする

次に、トリガーで設定した条件に引っかかった際のワークフローの動きを決めます。今回は「チェックボックスにチェックをつける」というのがそれに当たります。

ステップを追加するを押すと色々なアクションが出てくるので、「リスト」から「リストアイテム」を更新するを選びます。

こんなような画面が出るので右側を選んで「設定」を押してください。
ちなみに左を選ぶとフォームが出てきて、入力した内容をリストに反映させる的なことができます。今回はチェックボックスをつけるという単純な動きになるので右でOKです。

対象となるリストを選択します。
「アイテムIDの変数」の部分には右側の{}を押して「{}アイテムID」を選択して次へ進んでください。

次の画面では実際にどのような内容でリストを更新するか？を設定します。{}を押すとワークフロー内の情報を色々転用していい感じにできますが、今回は使いません。「完了済み」というのがタスク追跡フィールドのチェックボックスなので、これを「はい」にして保存します。

あとは、右上の完了ボタンを押してワークフローを公開すれば、ステータスを完了にしたらチェックボックスにチェックが入ります。

こんな感じになるはずです。大体5秒程度のラグがありそうです。

まとめ

これで、ステータスを『完了』に変更するだけで良くなりました。裏側でワークフローくんが走って、標準のチェックボックスも勝手に埋めてくれます。

Slackリストはまだ登場したばかりの機能ということもあり、正直クセがあって「痒いところに手が届かない」と感じることも多々あります。

しかし、業務フローや情報をSlackという一つのプラットフォームに集約できるメリットは計り知れません。標準機能で足りない部分は、今回のようにワークフローで補いつつ、今後のアップデートに期待したいですね。

地味な改善ですが、5分程度で設定できて日々のストレスが減るのでおすすめの設定です！